会議等の記録の取り方

2012年2月2日コメント (2)

社内の打ち合わせや会議の記録を書くのって、難しいですね。

噺家のプロじゃないので、自分が言いたい事の半分も伝わっていないのかも知れません。
以前にも書きましたが、『伝えたい事は1,000回も言わないと駄目なんだ、1回や2回言っただけでは伝えた事にはならない』と言う意見にも納得できます。
伝える側も聞く側も努力が必要なのは、言うまでもありませんけど。

でも、あの人は何が言いたかったのかを考えながらまとめるのって、記録者にとっては厄介ですね。
仕事が見えていないと分かりませんし、上の立場に立って物事を考えた事がなければ理解不能ですよね。

会社の会議録は、中堅になる手前の職員のお仕事になっていて、いつも必至にノートに記録しています。
今日、そのノートを見せてもらったのですが、話した内容の冒頭部分しか記していませんでした。
冒頭部分を見て全てを思いだしながら記録しているので、時間がかかっているのかも知れませんね。
しかも、言った通りに書かないといけないとも思っていたみたいでした。

彼に対して、トップと言えどお喋りがうまいわけじゃないから、言った通りに書くのではなくて、何を言おうとしていたのかを書いた方がいいんじゃないかと伝えました。分からなかったら聞きにおいで…

あっ、私の対戦記録って彼と同じかも(^_^;)

なにものか

2012年2月3日1:59

まさに、中堅になる手前の職員として
議事録作成をやらされている立場の者です。

仰る通り、限りなく過不足のない議事録を作成するには
各々が何を言おうとしていたのかを理解して
発言の内容を要約しながら記録していけばよいのですが、
仕事が見えていなければ情報の取捨選択ができないので、
可能な限り全ての情報を書き起こそうと試みた結果
冒頭部分を記録した直後に置いてけぼりを食らって
分からないことを誰かに聞くための手がかりすら掴めず
議事録の作成が頓挫してしまうようなことが僕にもままありました。

そもそも聞いたことを書いていくという作業については
学生時代から長く取り組んでいるはずなのですが、
実は会議のような複数の話者によってダイナミックに展開される
コミュニケーションをテキストに書き起こすということ自体は
なかなか学生時代には経験する機会がないんですよね。
諸先輩方も似たような経験をしながら
徐々に知識を身に付けて会議を読み解けるように
なっていったんだろうなあと感じている次第です。

手がかりとして、時間があれば
お手本のメモと議事録を作成して比べさせてみるとか、
時間がなければ議事録を提出させた上で
赤ペンを入れて足りない部分を指摘してみる
といったような具体例を伴った
軌道修正の手助けができると素敵かもなあと思います。

ちなみに、これに関連したWeb上のコラムで
「議事録の達人になろう」というものが印象に残っています。
コメント欄にURLが貼れないようなので紹介は省略しますが
よかったら上記キーワードで検索してみてください。